Podatnicy często aby określić cenę transakcji przed jej faktyczną realizacją wystawiają tzw. faktury pro-forma. W istocie faktura ta nie dokumentuje zdarzenia gospodarczego, ale stanowi potwierdzenie złożenia oferty w rozumieniu przepisów k.c.
Powszechnie przyjmuje się, że ta faktura nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami ani dla jej wystawcy, ani dla odbiorcy. Od 1 stycznia 2013 r. zmieniły się jednak dane jakie powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura VAT. Zniknął m.in. zapis stanowiący, że faktura powinna zawierać oznaczenie „Faktura VAT”. W konsekwencji dokument nazwany „Faktura pro-forma”, jeżeli zawiera wszystkie dane wymagane dla faktur VAT, może być uznany za fakturę.
Powyższe może się wiązać z obowiązkiem zapłacenia podatku VAT, mimo że, w istocie nie było żadnej usługi, ani dostawy towarów. Zgodnie bowiem z art. 108 ustawy o VAT: „w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.”
Urzędy skarbowe mogą wykorzystać ten przepis, aby obciążyć Przedsiębiorców podatkiem VAT wykazanym na fakturze pro-forma. Aby uniknąć powyższego ryzyka, faktura pro-forma nie powinna zawierać wszystkich danych wymaganych dla faktur, w szczególności nie powinna być na niej wykazana kwota podatku VAT.
