Wydatki ponoszone na rozmowy telefoniczne mogą być zaliczone do kosztów podatkowych pod pewnymi warunkami, o których mowa w art. 22 ustawy o ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W myśl tego przepisu możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz mają lub mogą mieć wpływ na wysokość osiąganych przychodów.
Powinniśmy zadać sobie pytanie, czy prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą podatnik może posiadać dwa lub więcej (co również się zdarza) telefonów zarejestrowanych na firmę? Jeżeli są one przeznaczone tylko i wyłącznie na potrzeby rozmów wykonywanych na rzecz przedsiębiorstwa nie ma wówczas żadnych zastrzeżeń, jeśli jednak telefony służbowe użytkowane są na potrzeby prywatne wtedy pojawia się problem.
W przypadku kontroli organów skarbowych podatnik musi udowodnić, że wykorzystywane telefony użytkowane są tylko i wyłącznie na potrzeby prowadzonej firmy. Zdaniem organów podatkowych koszty rozmów prywatnych nie powinny mieć wpływu na obniżanie podatków. W tym momencie najlepiej posiłkować się billingami, które pozwolą na dokładne określenie kosztów rozmów służbowych. Jeżeli okaże się, że z telefonu służbowego wykonywane były rozmowy prywatne, może to nieść za sobą pewne konsekwencje, między innymi wyksięgowanie z kosztów prywatnych rozmów plus dopłata podatku wraz z odsetkami.
Warto jeszcze zaznaczyć, że procentowe lub kwotowe zaliczenie do kosztów części rachunku przez przedsiębiorcę jest nieprawidłowe. Również w przypadku wykorzystywania prywatnego telefonu na firmę w koszty uzyskania przychodów nie możemy zaliczyć wydatków na opłatę abonamentu czy zakup aparatu telefonicznego.
Na potrzeby służbowe często wykorzystywane są prywatne telefony pracowników. W tej sytuacji pracodawca zwraca pracownikowi koszty rozmów służbowych w oparciu o billing lub w formie ryczałtu. Każda z tych form zwrotu niesie za sobą skutki podatkowe, zarówno u pracodawcy, w zakresie kosztów uzyskania przychodów jak i u pracownika, w kwestii opodatkowania otrzymanego zwrotu.
Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie osobno telefonu prywatnego oraz drugiego zarejestrowanego na firmę, ponieważ wtedy wydatki związane z abonamentem i kosztami połączeń bez problemu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
