Księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jak długo należy przechowywać tego rodzaju dokumenty?

Podstawowe okresy przechowywania dokumentów określone zostały w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z jej przepisami (art. 74), w zależności od rodzaju dokumentu mogą być one przechowywane trwale lub przez okres od 5 do 50 lat. Przy czym, ustalając termin przechowywania należy również uwzględnić ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz inne akty prawne.

Podstawowe okresy przechowywania dokumentów wynoszą odpowiednio:

1. zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – przechowywanie trwałe,
2. księgi rachunkowe – 5 lat,
3. karty wynagrodzeń pracowników lub też ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
4. dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
5. dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
6. dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,
7. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
8. dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
9. pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Zatem księgi rachunkowe jednostki za 2013 r., w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, powinny być przechowywane przez 5 lat, to znaczy do końca 2018 r. Ustawa o rachunkowości nie reguluje kwestii postępowania z dokumentami po upływie okresu przechowywania. W związku z tym, jeśli inne przepisy obowiązujące jednostkę nie regulują kwestii przechowywania dokumentów, to kierownik jednostki może we własnym zakresie podjąć decyzję o likwidacji tej dokumentacji i sposobie jej zniszczenia. Wskazane jest przeprowadzoną likwidację udokumentować protokołem zawierającym opis niszczonych dokumentów oraz podpisy osób odpowiedzialnych za likwidację.

Inne terminy przechowywania ksiąg i związanych z nimi dokumentów określone zostały w przepisach Ordynacji podatkowej. Stosownie do. 86 § 1 podatnicy przechowują księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przy czym zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (por. art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Oznacza to, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin przechowywania może zostać wydłużony w przypadku, gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany.

Wobec tego według przepisów podatkowych księgi rachunkowe za 2013 r. powinny być przechowywane do końca 2019 r. (lub dłużej). Z kolei jak już zostało wspomniane, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być przechowywane do 2018 r.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Na podstawie art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.) pracodawca zobowiązany jest przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, wykorzystywane do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych przekazanych do ZUS

Zgodnie z art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) obowiązującego od 1 stycznia 2012 r. Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Natomiast w odniesieniu do ww. dokumentów przekazanych do ZUS przed 1 stycznia 2012 r. obowiązuje 10-letni okres przechowywania.

Podsumowując zanim podejmiemy decyzję o zniszczeniu jakichkolwiek dokumentów firmowych należy upewnić się, czy na pewno upłynął okres, w którym jesteśmy zobowiązani do ich przechowywania. Z doświadczenia naszej Kancelarii sugerujemy zarówno przedsiębiorcom jak i osobom nie prowadzącym działalności gospodarczej, aby dokumentów potwierdzających osiągnięcie dochodów nie niszczyli w ogóle. Niejednokrotnie byliśmy świadkami, kiedy organy podatkowe żądały od podatników udowodnienia możliwości zgromadzenia majątku z wielu lat wstecz, a bez takich dokumentów jak choćby zeznania roczne, umowy darowizn, dokumenty potwierdzające wygrane pieniężne w grach liczbowych, itp. jest to co najmniej bardzo utrudnione a wręcz niemożliwe.

Asystentka Doradcy Podatkowego w Kancelarii. Absolwentka organizacji i zarządzania w ochronie zdrowia Collegium Medicum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, a także Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy, gdzie skończyła administrację oraz studia podyplomowe z prawa pracy.

Marta Pawlaczyk

View all posts by Marta Pawlaczyk
Martas website