Dla niejednej osoby rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej jest nie lada wyzwaniem. Przedsiębiorca boryka się z wyborem odpowiedniej formy opodatkowania, prawidłowego zarejestrowania firmy. Czynności te wiążą się ze złożeniem dokumentów rejestrowych w odpowiednich instytucjach i urzędach. To wszystko powoduje, że zaczynamy zastanawiać się czy nie skorzystać z usług zewnętrznej firmy – biura rachunkowego, kancelarii doradztwa podatkowego, której wyspecjalizowana kadra zajmie się wszelkimi formalnościami i przeprowadzi przedsiębiorcę przez meandry przepisów, czy utrzymywać własny dział księgowości.
Chcąc udzielić odpowiedzi na pytanie co lepsze księgowa na etacie, czy zlecenie obsługi księgowej firmie zewnętrznej należy wziąć pod uwagę profil prowadzonej działalności gospodarczej, ilość dokumentów, zatrudnianych pracowników oraz zasoby pieniężne, którymi dysponujemy oraz rozpatrzyć wszystkie „za” i „przeciw”.
Zlecając rozliczenia księgowo-finansowe do biura rachunkowego, kancelarii doradztwa podatkowego – modnie zwanym outsourcingiem usług księgowych – możemy mieć pewność, że naszymi sprawami zajmą się profesjonaliści, osoby kompetentne. Wybór biura nie jest jednak łatwy, gdyż na rynku jest bardzo dużo podmiotów oferujących tego typu usługi. Część podmiotów nie oferuje wysokiej jakości swoich usług, a zatem pojawia się ryzyko wyboru nieodpowiedniego biura. Jedno jest pewne przy wyborze firmy outsourcingowej nie powinniśmy kierować się tylko ceną. Biuro Rachunkowe, aby prowadzić działalność w zakresie prowadzenia księgowości musi posiadać uprawnienia Ministra Finansów, które gwarantują należyte przygotowanie i staranność, z kolei doradcy podatkowi muszą być wpisani na listę doradców prowadzoną przez Ministerstwo Finansów.
Bardzo ważną kwestią jest oferowanie przez biuro pełnej odpowiedzialności za powstałe ewentualne błędy. Należy zaznaczyć, że doradcy podatkowi są zobligowani do posiadania ubezpieczenia, zatem możemy być pewni, że taką ochronę oferują,
Zlecając rozliczenia z fiskusem profesjonalnemu biuru rachunkowemu warto też mieć na względzie, iż w przypadku wątpliwości podatkowych, nietypowych sytuacji w zdarzeniach gospodarczych oraz potrzebie wsparcia merytorycznego może zaistnieć konieczność skorzystania z usług doradcy podatkowego. Biuro rachunkowe zazwyczaj nie zatrudnia doradcy podatkowego, jednak coraz częściej dobre biura rachunkowe współpracują z kancelariami doradztwa podatkowego oferując swoim Klientom wsparcie „prawnika od podatków”.
Przedsiębiorca zlecający firmie zewnętrznej obsługę księgową swojej firmy może także liczyć na pomoc w kontakcie z urzędem i ZUS.
Z korzystaniem z usług biura wiąże się konieczność dostarczania dokumentów w odległe czasem miejsca, w wyznaczonych godzinach otwarcia i czekanie na udzielenie odpowiedzi na nurtujące nas pytania. Musimy bowiem pamiętać, że nie jesteśmy jedynym Klientem biura rachunkowego.
Jeżeli nie chcemy wynajmować zewnętrznej firmy do obsługi księgowej naszego podmiotu, możemy wybrać inną opcję, t.j. zatrudnić osobę na stanowisku księgowej. Mając własną księgowość mamy większe poczucie prywatności. Księgowa na etacie doskonale jest zaznajomiona z profilem prowadzonej przez nas działalności gospodarczej. Jednakże w przypadku pomyłek, przeoczeń czy zaniedbań, które niosą za sobą konsekwencje prawno-podatkowe nie mamy zabezpieczenia w postaci polisy biura. Należy mieć świadomość, że zatrudnienie księgowego to dodatkowe koszty dla przedsiębiorcy, dodatkowe obowiązki wobec ZUS i innych instytucji. Decydując się na „ksiegową na miejsu” należy zastanowić się co w przypadku, gdy taka osoba zachoruje, gdy będzie chciała skorzystać z urlopu wypoczynkowego, gdy pojawi się konflikt na linii pracownik-pracodawca. Zostaniemy sami!
Reasumując, oba rozwiązania mają swoje plusy i minusy i ostateczny wybór zawsze należy poprzedzić dokładną analizą naszych potrzeb.
zaletą biur jest to, że często oferują bardziej kompleksową ofertę