Zgodnie z treścią przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych do kosztów uzyskania przychodu zaliczamy wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop oraz art. 23 ust. 1 updof.
Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności każdy poniesiony wydatek powinien opisać dla celów prawidłowej ewidencji w księgach, ponieważ w zależności od charakteru prowadzonej działalności dany zakup może jednak nie być zaliczony do kosztu uzyskania przychodu.
Dobrym przykładem dla powyższej informacji będzie sytuacja, w której firma X zakupuje do biura wodę mineralną. Wiadomo, że korzystają z niej pracownicy i klienci firmy. Przedsiębiorca powinien wziąć zatem pod uwagę, że woda przeznaczona dla pracowników jest kosztem podatkowym, ale woda dla klientów, w świetle ostatniego orzecznictwa dotyczącego kosztów reprezentacji, za koszt podatkowy uznana być nie może (choć orzecznictwo to budzi istotne zastrzeżenia autora tego tekstu) . Zatem warto opisać pewną część zakupów jako zakupy dla pracowników, a część jako zakup dla klientów.
Należy pamiętać, żeby opis danego wydatku był rzetelny i przedstawiał stan faktyczny poniesionego kosztu, pozwoli to w razie kontroli podatkowej wskazać przedsiębiorcy, które koszty na nie będzie miał wątpliwości czy podatnik prawidłowo rozliczył się z Urzędem Skarbowym. Przeważnie kontrola przychodzi po kilku latach od poniesienia wydatku i przedsiębiorca nie będzie pamiętał jaka część faktury została wykorzystana na cele socjalne pracowników, a jaka na reprezentację.
Kolejnym przykładem na to, że warto być czujnym jest wyjazd służbowy na spotkanie z klientem w celu omówienia dalszej współpracy. Często zdarza się, że przedsiębiorca na taki wyjazd musi poświęcić parę dni, a także przemieścić się nawet na drugi koniec kraju, czy wyjechać za granicę.
Wydatki takie jak – przejazd autostradą, zakup paliwa (lub ewidencję przebiegu pojazdu), usługi hotelowe, dieta – jak najbardziej mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, ale jednak niewątpliwie dodatkowym dowodem będzie prawidłowe ich opisanie.
Spotkać się można również z przypadkiem kiedy podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą chcąc zapewnić sobie ciepły posiłek podczas wykonywania swojej pracy (np. lekarz odbywający dyżury w szpitalu, który nie posiada kuchni dla pracowników; lub radca prawny pracujący na rzecz dużego przedsiębiorstwa, które nie prowadzi stołówki) dokonał zakupu kuchenki mikrofalowej. Na podstawie odrębnych przepisów, kiedy podatnik zatrudniałby pracowników zakup ten mógłby być potraktowany jako koszt podatkowy. Jednak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wydatki takie nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu, nawet wtedy, kiedy podatnik opisze wydatek, że jest to zakup na potrzeby działalności.
Należy więc pamiętać, że Organy podatkowe z pewnością podczas kontroli będą weryfikować czy dane wydatki były poniesione w celu osiągnięcia przez przedsiębiorstwo przychodu.
